Caso real · Almacén
Captura de datos por WhatsApp: caso real en un almacén agroalimentario
El problema: un grupo agroalimentario del sur de España recibía mercancía en varios almacenes a diario. El albarán se apuntaba en papel, alguien lo transcribía después a Excel y el ERP se actualizaba tarde. Dirección se enteraba de lo que había entrado con días de retraso, y cuadrar albaranes con pedidos era un trabajo manual constante.
La solución: una foto y nada más
La captura de datos por WhatsApp (o Telegram, que fue el canal elegido en este caso) consiste en no pedirle al operario nada que no haga ya: cuando llega el camión, hace una foto del albarán con el móvil y la envía por el chat de siempre. A partir de ahí, todo es automático:
- OCR con IA: el sistema lee la foto y extrae proveedor, artículos, cantidades y fecha, aunque el albarán venga arrugado o con formatos distintos según el proveedor.
- Validación contra el ERP: cada dato se cruza con los maestros de Microsoft Dynamics AX (proveedores, artículos, pedidos). Si algo no cuadra, se marca como excepción para revisión humana en lugar de colarse en la base de datos.
- Power BI al momento: la entrada validada aparece en el cuadro de mando en cuanto se procesa. Dirección ve las entradas del día mientras el camión todavía está en el muelle.
El resultado
El registro de entradas pasó de «cuando alguien tenga un rato» a producirse en el momento de la recepción. Cada entrada queda con su evidencia (la foto original), su autor y su hora, así que la trazabilidad es completa: quién registró qué y cuándo. Los errores de transcripción desaparecen porque nadie transcribe, y las discrepancias con los pedidos se detectan en la validación, no semanas después en un cierre.
Qué hace falta para replicarlo
Tres cosas: un canal de mensajería que el equipo ya use (WhatsApp o Telegram), unos maestros contra los que validar (los de tu ERP sirven tal cual) y una definición clara de qué pasa con las excepciones. No hace falta cambiar el ERP ni formar a nadie en una app nueva: esa es la gracia.
Este caso es una aplicación de la metodología DataRoots: capturar, estandarizar, analizar y actuar. Si quieres ver el método completo, está explicado en la página de captura de datos por WhatsApp y analítica en tiempo real.